СТАТЬИ >> БУХУЧЕТ, АУДИТ

Автоматизация учета по МСФО: методологическая база проекта

Автор: С.В. Манько

Ваша компания уже готовит отчетность по МСФО при помощи трансформации средствами MS Excel или только собирается приступить к ее подготовке. Менеджмент осознает трудоемкость процесса и принимает решение прибегнуть к его автоматизации. Для реализации успешного проекта по автоматизации вам понадобятся постановщики задачи (методологи) и программисты.

От того, насколько грамотно будет поставлена задача программистам, зависят качество вашей отчетности, сроки ее подготовки и количество ручного труда, поэтому методологическая база проекта является фундаментом, на котором будет спроектирована и построена автоматизированная система ведения учета и подготовки отчетности по МСФО.

При этом лицам, ответственным за разработку методологии, требуется не только знать МСФО и особенности деятельности компании. Методологи должны отлично понимать процесс автоматизации и особенности выбранного программного продукта. Как показывает практика, консультанты в компаниях, специализирующихся на автоматизации, как правило, недостаточно хорошо владеют МСФО. Специалисты отделов МСФО в компаниях-заказчиках часто не разбираются в технической стороне вопроса.

Поэтому прежде чем приступать к разработке методологии, необходимо убедиться, что этой задачей будут заниматься специалисты, владеющие как методологической, так и технической стороной дела.

Нужно концептуально продумать вопрос функциональной архитектуры!

В общих чертах роль методологов в проектах по автоматизации сводится к следующим задачам:

1. Участие в выборе оптимального программного продукта для решения задачи подготовки отчетности по МСФО с учетом особенностей заказчика.

2. Выбор способа подготовки отчетности по МСФО (полная/частичная автоматизация[1], автоматизация полностью параллельного[2] учета, автоматизация путем конвертации из РСБУ и т. д.).

3. Выявление перечня задач, подлежащих автоматизации.

4. Разработка/адаптация методических документов для работы в системе:

– План счетов по МСФО.

– Карта соответствия (мэппинг) данных по РСБУ и МСФО.

– Нормативно-справочная информация и методика ее применения.

– Альбом отчетных форм по МСФО и методика их заполнения.

– Алгоритмы расчетов и формирования данных в системе (в том числе регламентные операции).

– Методика загрузки начальных остатков в систему.

– Регламент ведения учета по МСФО в компании и др.

5. Разработка проектной документации:

– Функционально-технические требования к системе.

– Техническое задание на разработку/доработку системы.

– Программа и методика тестовых испытаний.

– Руководство пользователя и администратора и др.

6. Тестирование разработанного функционала.

7. Обучение конечных пользователей.

8. Консультационное сопровождение на этапе эксплуатации.

9. Прохождение внешнего аудита информационной системы (если это необходимо).

Под методологической базой проекта по автоматизации мы понимаем набор документов, регламентирующих порядок ведения учета и формирования отчетности по МСФО в компании, необходимый для проектирования и разработки автоматизированной системы.

Универсального перечня документов не существует, он может меняться в зависимости от проекта и специфики деятельности компании. Рассмотрим вопросы, касающиеся набора методологических документов, необходимых для случая, когда в качестве способа подготовки отчетности выбрана полная автоматизация (все участки учета и формирование отчетности), выполняемая путем конвертации данных из РСБУ.

На первых этапах проекта по автоматизации необходимо разработать и передать программистам следующие документы:

1. План счетов МСФО. Если в компании уже ведется учет по МСФО, то План счетов в том или ином виде существует (как правило, это код и наименование счета в привязке к статьям отчетных форм).

Для целей автоматизации План счетов потребуется детализировать и адаптировать с учетом требований программного продукта, на котором предполагается выполнять автоматизацию, а именно:

– выделить счета верхнего уровня и субсчета;

– организовать кодировку счетов. Наиболее часто встречаемые варианты:

• аналогия кодов МСФО с российскими кодами (например, счет 50 «Касса» РСБУ, счет F50 «Cash» в МСФО); для счетов, не имеющих аналогов, используются незанятые в РСБУ номера;

• привязка кодов МСФО к отчетным формам (например, статья «Основные средства» в балансе по МСФО имеет код 1100; соответственно, счет верхнего уровня для учета основных средств также будет иметь код 1000, а субсчет к нему – 1100.1, 1100.2 и т. д.);

• независимая кодировка счетов МСФО (М100 «Основные средства», М200 «НМА», М300 «Финансовые активы» и т. д.);

– определить язык наименования счетов (иногда используется один язык, иногда несколько);

– для каждого счета указать его тип (активный, пассивный, активнопассивный);

– описать аналитику (субконто) по каждому счету (например, для счета «Расчеты с поставщиками» целесообразно вести учет в разрезе контрагентов и договоров контрагентов; соответственно, субконто первого уровня – «Контрагенты», субконто второго уровня – «Договоры контрагентов»). Для этого целесообразно проанализировать российский план счетов на предмет организованных на нем субсчетов и аналитических признаков;

– выделить счета, по которым будет вестись не только суммовой, но и количественный учет (как правило, это счета, имеющие аналитику «Номенклатура»);

– выделить валютные счета, по которым будет вестись учет не только в функциональной валюте, но и в иностранных валютах.

В зависимости от специфики может потребоваться организация других признаков и характеристик на Плане счетов МСФО (например, может потребоваться отметить счета, по которым учет ведется в разрезе филиалов/подразделений; монетарные счета, остатки по которым подлежат переоценке согласно МСФО 21 «Влияние изменений валютных курсов», и др.).

Как показывает практика, разработку Плана счетов целесообразно выполнять специалистам заказчика при согласовании с внешними методологами проекта.

Пример формата документа приведен в табл. 1.

Таблица 1. План счетов МСФО (пример формата)

План счетов МСФО (пример формата)

2. Перечень типовых хозяйственных операций и методика их отражения на Плане счетов МСФО (Карта функционального покрытия).

Деятельность любой организации можно свести к набору хозяйственных операций, отражаемых в системе по различным участкам учета. Например, участок «Основные средства» предполагает операции: поступление ОС, принятие к учету ОС, переоценка ОС, перемещение ОС, изменение параметров/характеристик ОС, выбытие ОС и др.

Каждая операция определенным образом регистрируется в системе, например отражается на счетах бухгалтерского учета: определяются проводка, сумма проводки, документ-регистратор этой проводки, выполняется запись. Другой пример, без формирования проводок, – изменение характеристик объекта, например срока полезного использования или метода начисления амортизации: в карточках объектов или в специальных регистрах меняются сведения.

Чтобы сформировать перечень типовых хозяйственных операций по МСФО, необходимо:

– проанализировать и описать операции по РСБУ в информационной системе за предшествующие периоды (год-два);

– описать операции, специфические для МСФО, которые не отражаются в РСБУ (начисление ряда оценочных резервов, учет лизинга, учет по договорам подряда, обесценение активов и др.).

Следующий шаг – определить, как описанные операции будут отражаться по МСФО. Возможные варианты:

– путем конвертации данных РСБУ по правилам мэппинга (см. ниже);

– отдельными документами по МСФО (часть документов может быть уже предусмотрена в программном продукте; возможно, потребуется их доработка, а в случае отсутствия – создание с нуля);

– бухгалтерской справкой (операцией) по МСФО. Универсальный документ, в типовом варианте формирует проводки на Плане счетов МСФО, не делает записи по регистрам (не изменяет сведения об объекте).

В результате на данном этапе появляется понимание, для каких проводок необходимо описывать мэппинг, какие следует исключать из конвертации; рождается перечень задач для автоматизации в части документов, требующих доработки/разработки.

Разработку Карты функционального покрытия целесообразно поручить внешним методологам проекта (так как они лучше осведомлены в части технических возможностей программного продукта и результаты этой работы будут положены в основу формирования Функционально-технических требований к разрабатываемой системе) с последующим согласованием со стороны заказчика.

Пример формата документа приведен в табл. 2.

Таблица 2. Карта функционального покрытия (пример формата)

Карта функционального покрытия (пример формата)

3. Карта соответствия (мэппинг) данных по РСБУ и МСФО.

В системе Карта соответствия будет использоваться для конвертации проводок по РСБУ на План счетов МСФО и для поиска соответствий счетов при выполнении регламентных процедур (например, начисление амортизации, закрытия месяца и др.).

Карта соответствия разрабатывается на основе анализа типовых хозяйственных операций заказчика. В Карте может быть описано соответствие между документами РСБУ и МСФО[3], между счетами РСБУ и МСФО, аналитиками счетов; соответствие для конкретных проводок. Если суммы проводок МСФО будут отличаться от сумм РСБУ, то для каждого соответствия потребуется описать правило расчета суммы проводки МСФО.

Отдельным списком оформляются Проводки РСБУ, не подлежащие конвертации в МСФО (исключаемые из конвертации). Например, проводки по начислению амортизации в РСБУ (Дт 20.х, Кт 02.х) не подлежат конвертации, так как будут формироваться отдельным документом в системе МСФО, поскольку нормы амортизации, как правило, разные в РСБУ и для целей МСФО.

Для того чтобы проводка РСБУ (не содержащаяся в списке исключенных) была сконвертирована в проводку МСФО, по Карте соответствия должно быть найдено соответствие и для дебета, и для кредита счетов проводки, определено правило расчета суммы, найдены значения субконто для заполнения. Если на счетах ведется количественный учет, то количество также должно конвертироваться из РСБУ.

При подготовке Карты соответствия отдельно следует описать правила приоритета, например: наивысший приоритет имеют проводки, содержащиеся в списке «Исключаемые из конвертации», приоритет следующего порядка – проводки, для которых задано самое полное соответствие (например, проводке Дт 70 «Расчеты с персоналом», Кт «Касса» соответствует проводка МСФО Дт F70, Кт F50, при этом значения субконто к счетам МСФО равны значениям субконто счетов РСБУ), приоритет нижнего уровня – прочие соответствия.

Большинство существующих сегодня на рынке решений по МСФО предусматривают универсальные технические возможности для настройки Карты соответствия в системе, однако нужно смотреть, насколько они отражают потребности конкретного заказчика. Поэтому, как правило, требуется доработка типового функционала.

Разработку мэппинга следует поручить внешним методологам проекта с последующим согласованием со стороны заказчика.

Примеры форматов документов приведены в табл. 3 и 4.

Таблица 3. Карта соответствия данных РСБУ и МСФО (пример формата)

Проводки РСБУ, исключенные из конвертации (пример формата)

Таблица 4. Проводки РСБУ, исключенные из конвертации (пример формата)

Проводки РСБУ, исключенные из конвертации (пример формата)

4. Нормативно-справочная информация (НСИ), используемая для целей МСФО, и методика ее применения.

Под НСИ понимаются константы, справочники и регистры, которые потребуются для ведения учета по МСФО.

Большая часть НСИ, как правило, уже используется в системе РСБУ и может быть применена и для МСФО, например справочники «Контрагенты», «Номенклатура», «НМА и РБП» и др. Иногда для целей МСФО требуется доработать реквизиты в этих справочниках, например в карточке контрагента добавить признак «Компания группы» или «Связанная сторона» для построения отчетов, характерных для МСФО.

В документе «Нормативно-справочная информация» следует описать:

1) объекты, которые имеются в системе РСБУ и будут использоваться в МСФО без доработок и изменений;

2) объекты, имеющиеся в системе РСБУ, по которым потребуется доработка каких-либо реквизитов/параметров для целей МСФО;

3) объекты, характерные для МСФО и отсутствующие в системе РСБУ. Так, часто встречаются на практике:

– константа «Дата запрета редактирования МСФО»;

– константа «Ставка дисконтирования МСФО»;

– справочники «Соответствие счетов» и «Исключение проводок»;

– справочник «Основные средства МСФО»;

– регистр «Результаты переоценки МСФО» и др.

Разработку НСИ целесообразно поручить внешним методологам проекта с последующим согласованием со стороны заказчика.

5. Правила учета специфических операций.

Речь идет в основном об операциях, требующих применения бухгалтерских оценок, например:

– начисление амортизации для целей МСФО (какие способы, ставки амортизации, ликвидационную стоимость использовать; в какой момент начинать и прекращать начисление; амортизировать каждый объект или группу);

– обесценение активов (какую ставку дисконтирования использовать, как определять справедливую стоимость объектов, на какие активы и в какой пропорции распределять убыток);

– учет лизинга (каким способом распределять процентную составляющую);

– учет операций по договорам подряда (как определять степень завершенности, как оценивать будущие доходы и затраты по договорам);

– расчет резервов (по каким формулам рассчитывать оценочные резервы каждого вида);

– механизмы консолидации данных (если требуется подготовка консолидированной отчетности).

Часть информации может быть найдена в учетной политике заказчика для целей МСФО, часть потребуется документально оформить для последующей автоматизации. Особенно это касается формул и алгоритмов расчета.

Подготовку данного документа, на наш взгляд, заказчику следует оставить за собой (поскольку специфика расчетов лучше известна специалистам, уже работающим с ними в компании) при согласовании с внешними методологами проекта.

6. Альбом форм отчетности по МСФО и методика формирования показателей.

Результатом автоматизации учетного процесса может быть:

1) типовая Оборотно-сальдовая ведомость, построенная по Плану счетов МСФО, с сопутствующими расшифровками (ОСВ по счету, анализ счета, карточка счета, анализ субконто и др.);

2) пакет отчетности по МСФО (Отчет о финансовом положении, Отчет о совокупном доходе, ОДДС, Отчет об изменениях капитала и расшифровки к ним).

Кроме того, по отдельным участкам учета, как правило, требуется разработка специальных отчетов. Например, «Ведомость начисления амортизации МСФО», «Отчет о результатах конвертации проводок», «Расчет отложенных налогов», «Справка-расчет по формированию резервов» и др.

По каждому «нетиповому» отчету разработчикам необходимо предоставить как минимум его формат. Методика формирования показателей (из каких источников в системе берутся и каким образом рассчитываются цифры в отчете) описывается либо заказчиком, либо внешними методологами, поскольку до разработки проектного решения не всегда известно, как будет организовано хранение информации (что будет храниться на счетах учета, в регистрах, в документах).

Перечисленные документы являются основой для разработки проектной документации, в том числе главного для программистов документа – «Технического задания на разработку системы МСФО» (см. схему).

Схема подготовки тхнического задания на разработку автоматизированной системы учета по МСФО

Схема подготовки тхнического задания на разработку автоматизированной системы учета по МСФО

Помимо описанных документов, для начала ведения учета в разработанной на их основе автоматизированной системе МСФО потребуется оформить как минимум еще два документа:

1) Методика расчета и загрузки на План счетов МСФО начальных остатков.

Если ранее отчетность формировалась путем трансформации либо первое применение МСФО выполняется уже в системе, то по состоянию на дату начала ведения учета в системе на План счетов МСФО необходимо загрузить начальные остатки.

Под начальными остатками понимается наполнение справочников, специфичных для МСФО, и формирование проводок, составляющих вступительный баланс.

Загрузка начальных остатков обычно выполняется автоматизированно для объемных и трудоемких участков, для остальных участков – вручную специалистами заказчика. В методике необходимо описать перечень счетов, по которым остатки загружаются при помощи технических средств.

Если МСФО формируется на основе данных РСБУ, то большая часть остатков может быть получена путем конвертации данных РСБУ на счета МСФО с последующим отражением операций, специфичных для МСФО.

Работу по формированию методики следует выполнять совместными силами методологов проекта и специалистов заказчика.

2) Регламент по ведению учета по МСФО в компании с использованием автоматизированной системы (Требования к методике ведения учета).

Регламент станет итоговым документом, в котором будет описано, каким образом в компании ведется учет по МСФО.

Также в документе описываются ограничения, накладываемые на систему МСФО; взаимосвязь подсистем РСБУ и МСФО; периодичность конвертации данных; последовательность и сроки закрытия периода для целей МСФО и другие аспекты.

Разработка Регламента, как правило, выполняется специалистами заказчика в формате, удобном для их последующей работы с системой.

Таким образом, методологическая составляющая проектов по автоматизации учета достаточно объемна и трудоемка. С учетом важности данной работы для успеха проекта доверять ее следует профессионалам высокого уровня, владеющим как методологической, так и технической стороной вопроса. Для минимизации рисков проекта документы, составляющие методологическую базу, до передачи разработчикам следует согласовывать с аудиторами заказчика, проверяющими отчетность по МСФО.


[1] Полная автоматизация – автоматизация всех участков учета и формирования отчетности. Частичная автоматизация – автоматизация учета отдельных участков (как правило, наиболее объемных и трудоемких) с выгрузкой данных из системы для дальнейшей обработки, например, в MS Excel.
[2] Полностью независимый от РСБУ учет. На практике способ редко оправдан, так как большую часть данных можно транслировать/конвертировать из РСБУ, поскольку операции компании одинаковы независимо от системы учета.
[3] Соответствие между документами описывается, если принято решение проводки МСФО формировать документами МСФО, создаваемыми на основе документов РСБУ. Если проводки МСФО будут записываться в документы РСБУ или формироваться одним универсальным документом МСФО (типа «Бухгалтерская справка МСФО»), то мэппинг документов не требуется.

СТАТЬИ >> ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

О создании открытой экономики Китая

Открытость китайской экономики измеряется не только либеральной торговлей товарами, но и вовлеченностью многих отраслей и компаний в глобальную экономику. Все это — результат последовательной и продуманной политики либерализации экономики, уверен замдекана Экономической школы при Технологическом университете Уханя (Economic School of Wuhan University of Technology) Лонг Вей (Long Wei).

С докладом «Последовательное открытие экономики и его влияние на модернизацию индустриальной структуры Китая» он выступил на конференции «Экономическое развитие и особенности переходного периода в Китае и России: Прошлое и Будущее», организованной факультетом экономики НИУ-ВШЭ.

Открытие экономики

Процесс открытия китайской экономики прошел три стадии. На 1978–1993 гг. пришелся начальный период, когда происходило накапливание предпосылок для последовательного открытия внешнему миру (произошла деколлективизация в сельcком хозяйстве, открытие рынков для иностранного капитала, было разрешено предпринимательство — прим. Opec.ru). Поворотным моментом, как отметил докладчик, стало решение о необходимости присоединиться к ВТО, принятое в 1995 г. После этого экономика Китая — как собственно ориентированная на экспортную деятельность, так и ориентированная изначально на внутренний спрос — начала трансформироваться в рыночную систему с высокой степенью включенности в международные рынки и глобальную экономику в целом (во время второй стадии реформы проводилась приватизация и передача в аренду большого количества государственных промышленных предприятий, был снят контроль над ценами, уменьшались протекционистские барьеры и регулирование, однако сохранились госмонополии в таких секторах, как банковская деятельность и на рынках нефтепродуктов — прим. Opec.ru; см. также Background Note: China).

Заключительная стадия, через которую Китай проходит сейчас — это многоуровневое всестороннее открытие (multilevel all-around opening) экономики. Именно так официально называется этот третий этап, который начался в 2002 г., то есть после вступления страны в ВТО, пояснил Лонг Вэй.

В целом процесс перехода экономики Китая к открытости можно считать очень удачным, стране удалось сотворить настоящее экономическое чудо, считает экономист. Однако собственно политика встраивания в глобальную экономику еще нуждается в донастройке и отладке. В частности, вызов сегодняшнего дня — перестройка индустриальной структуры. Назрела также необходимость последовательного и постепенного открытия финансового сектора Китая.

Как оценивать уровень открытости экономики

Между стратегией либерализации, или открытия экономики, и процессом изменения индустриальной структуры экономики конкретной страны существует зависимость. И ее можно эмпирически выявить. Различные исследования пытаются измерить существующий и необходимый уровень открытости экономики и оценить эффект, который либерализация может оказать на процесс изменения индустриальной структуры. Однако большая часть исследований, сетует китайский экономист, имеет отраслевую или секторальную направленность. То есть исследования в целом ориентированы либо на сельское хозяйство, либо на промышленное производство. И очень небольшое количество исследований посвящены проблемам комплексным и системным, к примеру, влиянию различных рынков друг на друга, или системному взгляду на проблему открытия рынков капитала, технологий, на либерализацию торговли услугами и товарами.

Собственно системный анализ, по мнению Лонг Вэя, может быть проведен на основе ромба Портера (Porter Diamond Chart). То есть на основе выделения четырех факторов и двух переменных, с помощью которых и можно будет оценить открытость экономики в целом.

Сейчас уровень открытости экономики Китая намного выше, чем у большинства развитых стран, если оценивать открытость с точки зрения торговли товарами и услугами (см.  Табл.1). И это говорит о том, что необходимо выделить какие-то другие индексы, которые позволят определить уровень открытости китайской экономики.

Таблица 1. Уровень открытости экономик: Китай и развитые страны (2005–2009 гг.)

 Рынок товаров*Рынок услугРынок капиталаR&D/ВВП**
Китай6073,11,44
США21,64,53,32,68
Германия6710,81,42,53
Япония27,44,11,83,39

Источник: Long Wei. Moderate Openness and the Transformation of China’s Industrial Structure: A comparison of Policy Adjustments»

* — Открытость рынка товаров измеряется как отношение суммы экспорта и импорта к ВВП, рынка капитала — суммы оттока капитала плюс иностранных инвестиций к общему объему капитала.
** — 2007 г.

Уровень открытости рынка товаров Китая намного выше, чем у США или Японии, но уступает Германии — одному из мировых лидеров по производству и экспорту машин и оборудования. Часто аналитики и экономисты используют именно показатель открытости товарного рынка, чтобы продемонстрировать, что Китай превосходит многие другие страны. Но это неправильный подход, уверен Лонг Вэй. Например, кредитно-финансовый сектор Китая еще очень слабо включен в мировой рынок, что обусловлено излишней, как полагает экономист, строгостью регулирования рынка в Китае по сравнению с другими развитыми и развивающимися странами.

Уровень открытости рынка услуг Китая относительно низкий. Рынок капитала также отстает от физических рынков. Китай отстает от развитых стран и по уровню трансфера технологий. Т.е. Китай не демонстрирует тот уровень зрелости, который есть у развитых стран, что в определенной степени осложняет сотрудничество с Китаем.

Последовательность и продуманность

Какова взаимосвязь между открытием экономики и индустриальным развитием, структурой промышленности? Наиболее очевидный ответ на этот вопрос следующий: новые отрасли промышленности выигрывают от открытия экономики. Собственно новые продукты и новые технологии в наибольшей степени — результат воздействия большей открытости экономики И они же являются тем каналом, по которым может происходить процесс управления самим процессом открытия экономики.

В отличие от России, Китай проводит политику постепенной и продуманной политики открытия экономики. Политика резкого открытия большинства отраслей за короткий промежуток времени, как это было сделано в России, для Китая как была, так и остается неприемлемой, подчеркнул докладчик. В том числе изменения в индустриальном секторе должны происходить с учетом именно поступательного открытия, поступательного усиления влияния внешней среды. Последовательное открытие предоставляет возможность что-то изменить или подстроить, если процесс идет не так, как намечено.

Однако, отметил Лонг Вей, сегодня перед страной стоит много вопросов, на которые пока нет ответов. В том числе пока никто не может сказать со всей определенностью, может ли какая-то другая страна повторить успехи Китая на мировых рынках. Для самой страны важно найти ответ на вопрос, нет ли каких-то новых путей для движения к более открытой экономике, не повторяющих уже хорошо опробованные старые методы? Наконец, по-прежнему открытым, подчеркнул докладчик, остается и вопрос о том, как проводить модернизацию отраслей китайской экономики.

Юлия Литвинова, Opec.ru

СТАТЬИ >> САМОМЕНЕДЖМЕНТ, ТАЙММЕНЕДЖМЕНТ

Хронометраж: концепции Франклина и Любищева

Автор: Евгений Борисович Мopгyнoв, кандидат психологических наук, доцент кафедры организации управления Государственного университета управления (ГУУ).

Многие исследователи указывают на то, что первым шагом к эффективному управлению временем является осознание того, что невозможно выполнить все задачи, возникающие в повседневной практике. Единственным выходом может стать расстановка приоритетов и выполнение лишь наиболее необходимых дел. Если система Франклина работает с тем, что должно быть сделано, то основная цель системы Любищева — учет уже использованного времени. Наилучшие результаты достигаются при использовании обеих систем одновременно.

В противовес распространенному мифу, что отказ от выполнения части дел немедленно приведет к пропорциональному падению эффективности, можно привести известное правило, предложенное В. Парето.

Правило «80/20» гласит: Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80% ценности приходится на предметы, составляющие 20% от их общего числа, в то время как 20% ценности приходится на предметы, составляющие 80% от их общего числа. Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел 2 дела могут обеспечить 80% успеха. Следовательно, задача сводится к нахождению этих двух дел. Даже если восемь остальных останутся не сделанными, ценность их результатов будет в четыре раза меньше, чем у двух, наиболее плодотворных.

Классическое правило расстановки приоритетов принадлежит американскому президенту Д. Эйзенхауэру. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по двум критериям — срочности и важности. Сочетание этих параметров дает матрицу, состоящую из двух строк и двух столбцов:

Дела срочные несрочные
важные I. II.
неважные III. IV.

Подобную систему, состоящую, правда, не из четырех, а из трех категорий, предлагал еще Бенджамин Франклин:

  1. Первоочередными он считал задачи, не терпящие отлагательства.
  2. Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но если, в крайнем случае, их отложить на день-два, ничего страшного не случится, (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных).
  3. Наконец, малозначительными считаются задачи, которые когда-нибудь надо решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.

Примерно то же описывал Алан Лакейн, предлагая делить задачи на категории А, Б и В. Теперь, используя эту модель, рассмотрим рекомендации по выполнению дел разных типов.

I. Важные и срочные. Их приходится делать немедленно, хотя именно про них сказано, что нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные. В противном случае жизнь руководителя превращается в непрерывный стресс и кризис. По словам О. Азаровой, «постоянный стресс убивает вначале способности мыслить и анализировать, затем возникают проблемы со здоровьем. Надежда, что дела из квадранта I будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь, не что иное, как пустой звук. Стресс и кризис это образ жизни, они переходят в привычку, человек становится зависимым от них и чувствует себя ненужным, если постоянное давление этих двух факторов вдруг по каким-то причинам заканчивается на какое-то время».

II. Важные и несрочные. Это самые обиженные, наиболее ущемляемые дела, связанных с собственным развитием, обучением и т.п. Часто дела типа I появляются из-за пренебрежения делами типа II, из-за чего руководитель вынужден иметь дело со следствиями, вместо того, чтобы воздействовать на причины. Поскольку активности квадранта I требуют немедленного принятия решений и незамедлительных действий, они отводят руководителю роль пассивного исполнителя поставленной срочной и важной задачи. В квадранте II ситуация меняется на диаметрально противоположную: человек может сам влиять на способ решения задачи, выбор метода, установление листа приоритетов, определение команды исполнителей.

III. Неважные и срочные. Эти дела легко маскируются под дела из квадранта I. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела из ячейки III создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи, что нередко относят к признакам эффективной организации. Если задача не является важной, то ее определенно следует делегировать, поскольку ее выполнение не требует каких-либо особых качеств.

IV. Неважные и несрочные. В идеале эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу» или отказываться от них вообще. Причин, по которым дела этой группы становятся пожирателями времени, две:

  1. Они часто приятны и интересны (просмотр личной почты, новостей, чтение газет и журналов), поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.
  2. Они связаны с социальными обязательствами.

По мнению Эйзенхауэра, от их выполнения нужно воздерживаться.

Алан Лакейн на этот счет пишет, что дела этой группы также могут стать источником кризиса, если их откладывать на неопределенно долгое время. Дела этой группы редко достигают кризисной стадии без предупреждения. Они постепенно меняются в степени важности. Поэтому самым правильным отношением к ним является не исполнение их на всякий случай, а ожидание дополнительного сигнала, который может подсказать опасность его перерастания в кризис. После этого сигнала нужно быстро предотвратить его развитие, разом решив проблему.

Не стоит выполнять чужие дела категории I за счет своего времени. Вы должны распределять приоритеты в зависимости от значимости просителя и взвешивать последствия того, что произойдет, если вы не сделаете то, о чем вас просят. Если человек обращается к вам с просьбой, но она не имеет для вас значения, вы можете отложить ее исполнение (во всяком случае, после первой просьбы).

Когда это невозможно, следует пойти на взаимные уступки. В обмен на то, что вы сделаете его дело А своим делом (которое, на ваш взгляд, не обладает большой ценностью), попросите его, чтобы и он сделал для вас одно ваше дело А. Возможен и обратный компромисс: я не буду тебя просить сделать это, если ты не будешь просить меня сделать то.

Ссылаясь на исследование Жаке (Jaques, 1982), Эдгар Шейн обращает внимание на то, что уровень компетенции управленцев может быть оценен по тому, работает ли данный менеджер с периодами прогнозирования, соответствующими уровню выполняемой им работы. Работник производства, думой объемлющий годы, или старший менеджер, пекущийся о часах и днях, равно неэффективны, в чем бы ни состояла их работа. Восхождение по служебной лестнице или потенциал менеджера определяется его способностью руководствоваться все более длительными планами.

В этом смысле для менеджеров в наибольшей степени подходит концепция Франклина, поскольку она рассчитана на максимальный промежуток времени — на всю жизнь. Подобные подходы используются многими современными исследователями проблемы управления временем, но исходной для всех них является концепция Франклина, основанная на иерархическом разбиении (декомпозиции) всех временных интервалов, начиная от всей жизни и целей, которых человек в ней желает достичь, и завершая рабочим днем и его планированием.

Хронометраж: концепция Любищева

Если система Франклина работает с тем, что должно быть сделано, то основная цель системы Любищева — учет уже использованного времени. Наилучшие результаты достигаются при использовании обеих систем одновременно.

С 1916 года (ему тогда было 26 лет) Любищев он начал вести почасовой учет расходуемого времени. На протяжении 56 лет он ежедневно записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько на дополнительную, какие были еще работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Точность учета — 10 минут. Следует еще раз подчеркнуть: учет велся ежедневно на протяжении 56 лет.

Прежде всего, такой учет выявляет потери времени, делает ясными их причины. Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного использования времени. П. Друкер рекомендует каждому руководителю вести точную регистрацию своего времени, оговариваясь, что это весьма трудно и что большинство людей такой регистрации не выдерживает. «Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель... Я обещаю себе и обещаю ей письменно (она настаивает на этом), что я не уволю ее, когда она принесет результаты. И тем не менее, хотя я делаю это в течение пяти или шести лет, я каждый раз вскрикиваю: «Этого не может быть, я знаю, что теряю много времени, но не может быть, чтобы так много...» Хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета».

Суммируя достижения системы Любищева, С. Козловский разбивает программу управления временем на несколько этапов, каждый из которых характеризуется своими целями и тактикой:

  1. Разведка.
  2. Перегруппировка сил.
  3. Наступление.

1. Разведка. С экономией времени дело обстоит так же, как и с экономией денег: прежде всего надо наладить тщательный учет каждой траты. Первый шаг в учете времени — составление перечня наиболее значительных работ. Их регистрируют в таблицах по мере выполнения. Можно пользоваться сокращенными обозначениями работ. Форма таблиц может варьироваться в широких пределах, от содержащих небольшое количество позиций и рукописных, до очень дробных классификаторов. Месяц для учета следует выбирать обычный — не отпускной; лучше весной или осенью. После накопления данных за месяц их нужно проанализировать. Для этого нужно составить три списка нагрузок:

  • В первый список (условно — основная работа) войдут те виды деятельности, которые служат поиску или достижению достойной цели жизни и время на которые хочется увеличить.
  • Во второй список ( навязанная работа) войдут те виды деятельности, которые навязаны внешними или внутренними обстоятельствами и время на которые желательно сократить.
  • Наконец, в третий список, который можно назвать нейтральной работой, войдут те виды деятельности, время на которые желательно оставить без изменений.

2. Перегруппировка. К целям этого этапа относятся:

  • продолжение поиска или достижения достойной цели жизни;
  • освоение технологии планирования;
  • уменьшение неравномерности нагрузки;
  • увеличение полезной работы за счет навязанной работы;
  • освоение управления резервами.

Совет: не стремитесь повысить суммарную выработку. Наиболее важным средством достижения целей на 2 этапе является уменьшение доли навязанной работы и увеличение основной работы за счет навязанной. Также начинает учитываться бытовое время. Сначала такие записи ведутся для очень укрупненных отрезков времени личной жизни. Разные по характеру затраты времени (на работу, отдых, непроизводительные потери) целесообразно вписывать разными карандашами. Применение символических обозначений делает карточку очень компактной. В идеальном случае для учета суточной деятельности достаточно узкой полоски бумаги с 48 квадратиками, которые будут по-разному затушеваны.

3. Наступление. К началу этого этапа нужно иметь уверенность в выборе тех работ, которые относятся к основным. Упор на 3 этапе делается на планирование и выполнение планов. Если первые этапы прошли успешно, то объем выполняемых работ неизбежно должен вырасти.

Критика классических концепций

Если отбросить замечания в адрес традиционных систем управления временем, связанные с указанием на их высокую трудоемкость, низкую эффективность и т.д., можно выделить несколько направлений в целом обоснованной критики:

  1. Традиционные системы превращают человека в агрессивного рационализатора, лишенного здоровой спонтанности, не использующего возможности интуиции и мало интересующегося жизнью близких. Например, Даниил Гранин в книге «Эта странная жизнь» пишет о том, что Любищев вел запись временных затрат даже во время разговора с дочерьми. В одном из его годовых отчетов содержится сожаление по поводу того, что пришлось отложить написание научной статьи из-за болезни дочерей .А.Лакейн описывает три одиозные фигуры, представляющие собой результат крайнего увлечения тайм-менеджментом. Сверхорганизованный и сверхактивный человек, который постоянно составляет списки, оказывается настолько занят делами, что ему уже не хватает времени на то, чтобы взвесить, насколько они ценны и значимы. Внимание человека, помешанного на хронометраже, постоянно поглощено циферблатом часов.
  2. Большинство методик организации времени рассчитаны на определенный тип личности: упорядоченный, аналитичный и т.д. Такое положение не является нормальным и создает предубеждение, что есть люди, предрасположенные к организации собственного времени и не предрасположенные.
  3. Классические техники планирования не учитывают такие факторы, как ограничения человеческой памяти, ума, мотивации; преувеличивают возможности контроля и планирования событий. Проблема мотивации занимает, пожалуй, наиболее важную позицию: люди склонны откладывать важные и несрочные дела ради менее важных, поскольку: они требуют значительных затрат времени и сил. К тому же, достаточно велика вероятности неудачи и высока ее цена, что ставит под угрозу самооценку.
  4. Классические подходы слабо учитывают специфику апериодичных и неустойчивых видов работ, число которых постоянно растет в условиях новой экономики и предпринимательского отношения к управлению.

Личные техники планирования времени

Одной из причин нехватки времени является склонность или привычка откладывать дела, поступки, действия до какого-нибудь срока, который чаще всего не определен. Промедление приносит беспокойство по двум причинам:

  1. Откладывание дел приводит к внешним последствиям.
  2. Промедлитель страдает от внутренних последствий, испытывая различные негативные чувства от легкой раздражительности и сожаления до отчаяния.

Среди техник преодоления промедления можно выделить:

  1. Метод «швейцарского сыра». Лакейн пишет о том, что лучший способ сдвинуть с места неподъемное дело — это проделать в нем «дырки». Такими дырками являются задания немедленного исполнения. Главной предпосылкой для осуществления метода швейцарского сыра является возможность начать что-нибудь делать, когда для этого есть всего лишь пять минут. Как только вы начали дело, то получили возможность продолжать его. Важно, чтобы дело было легким: чем легче, тем лучше, и при этом связано с тем самым неподъемным делом. При этом не имеет никакого значения степень вклада этого задания в реализацию основного дела. Потребуется осуществить много заданий немедленного исполнения прежде, чем основное дело наберет инерцию движения.
  2. Представление о сложности. Исследования показали, что люди, которые надеялись (и пытались) добиться успеха, были более счастливы и достигли большего, чем те, кто боялся и ожидал провалов. Если дело кажется трудным или невозможным, мотивация к его исполнению ниже по сравнению с более легким. Лакейн пишет, что такое впечатление рождено чувствами, а не фактами. Поскольку вы можете не знать наверняка, насколько трудным окажется то или иное дело, вам лучше исходить из предположения о том, что оно не трудное и вы с ним справитесь.
Источник: Элитариум
Прыг: 060 061 062 063 064 065 066 067 068 069 070
Шарах: 100