Бизнес без бумажных носителей — возможно ли это?

Как известно, творческий процесс не является формальным, а потому он ни коим образом не может быть автоматизирован. Однако если речь идет о работе с документами, то стоит отметить, что в этом деле отнюдь не творческий процесс отнимает у работников уйму времени. Эта уйма, которая могла бы быть потрачена на важные дела, касающиеся усовершенствования работы организации, уходит на рутинные вещи, например, на систематизацию и поиск нужной бумажки. Если речь идет о бумажном носителе, то все эти действия приходится осуществлять человеку, то есть работнику.

Внедряемая вами система электронного документооборота может натолкнуться на огромный подводный камень, который называется «Как заставить работников максимально быстро перестроиться и приступить к работе в новой системе?». Сразу стоит оговориться о том, что как только человек полностью перестроится, он уже никогда в жизни не сможет отказаться от данной системы, однако на первых порах все выглядит достаточно тяжко. Проблема в том, что электронный документ является новшеством, с которым ранее никто не сталкивался. Именно поэтому вам как руководителю придется переламывать привычки, которые формировались годами. Перелом при этом должен быть системным и полным.

Опыт внедрений, к которому мы уже, к счастью, можем апеллировать, показывает, что самым удобным способом перевести работников с бумаги на ЭД является издание приказа генерального директора. В этом приказе генеральный директор должен запретить регистратору документов те документы, которые не были созданы в системе электронного документооборота. При этом на плечи регистратора возлагается не менее важная обязанность. Регистратор должен тщательно проверять все попадающие к нему в руки электронные документы на правильность. Благодаря такой схеме, вам удастся получить великолепный результат: все те документы, которые будут приходить вам как генеральному директору на подпись, будут находиться в системе.

Еще раз акцентируем ваше внимание на том, что внедрение электронного документооборота — это обязательное условие успешного и процветающего бизнеса, однако к этому делу нужно подходить комплексно. Вы должны быть заинтересованы во внедрении системы электронного документооборота, а значит, должны взять на себя работу по продавливанию этого явления со своей верхушки. Безусловно, одних административных мер будет слишком мало. Вам нужно будет рассказать сотрудникам о том, что это такое и для чего это делается. Важно, чтобы не только вы, а и они понимали важность того, что им предстоит делать.