Организация может заключить с физическим лицом как трудовой, так и гражданско-правовой договор. К гражданско-правовым договорам относятся:

- договоры подряда (глава 37 ГК РФ);
- договоры возмездного оказания услуг (глава 39 ГК РФ);
- договоры поручения (глава 49 ГК РФ);
- агентские договоры (глава 52 ГК РФ);
- авторские и другие договоры, перечисленные в ГК РФ.

Гражданско-правовые договоры заключаются в соответствии с требованиями гражданского, а не трудового законодательства.

Следует обратить внимание на то, что работник, с которым заключен гражданско-правовой договор, не подчиняется внутреннему распорядку организации, на него не распространяются нормы трудового законодательства, например продолжительность рабочего дня, порядок предоставления отпуска, такой работник не учитывается в табеле учета использования рабочего времени и т.д. Трудовая книжка при заключении гражданско-правового договора с работником не оформляется.

При заключении гражданско-правового договора с работником на выполнение работ (оказание услуг) в условиях этого договора следует указать:

- виды работ (услуг), которые должен выполнить (оказать) работник;
- даты начала и окончания работ;
- требования к качеству работ;
- порядок сдачи-приемки работ;
- порядок оплаты результатов работы;
- ответственность сторон за нарушение условий договора.

Факт выполнения работ (оказания услуг) по гражданско-правовому договору следует подтвердить актом приема-сдачи работ (услуг). Унифицированной формы такого бланка нет. Форму акта организация должна разработать самостоятельно, включив в нее все обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Если гражданско-правовой договор будет составлен неверно (например, в нем предусмотрено выполнение работником должностных обязанностей), то, несмотря на название договора, к нему будут применяться положения трудового законодательства, так как договором в этом случае фактически регулируются трудовые отношения (п. 8 постановления пленума Верховного суда Российской Федерации от 17.03.04 г. N 2).

Таким образом, с работником, осуществляющим деятельность на постоянной основе и фактически выполняющим определенные трудовые функции, необходимо заключить трудовой договор. Данные правоотношения являются, по сути, трудовыми, и оформлять их гражданско-правовым договором неправомерно.

Бухгалтерский учет

Сумма вознаграждения, начисленного по гражданско-правовому договору, отражается в бухгалтерском учете по-разному в зависимости от вида выполненных работ (оказанных услуг) и от того, кем выполнены работы.

Начисленное вознаграждение по гражданско-правовому договору учитывается по кредиту счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Корреспондирующий счет по дебету определяется исходя из того, какую работу и для какого подразделения организации выполняет работник. Например:

- работа, выполненная для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства, учитывается по дебету счетов 20, 23, 29;
- работа, необходимая аппарату управления (или выполненная для нужд организации торговли), отражается по дебету счета 26 или 44;
- работа, связанная с созданием актива организации, включается в стоимость этого актива;
- вознаграждение за работу, не связанную с производством и реализацией (услуги по организации отдыха и развлечений), учитывается на счете 91;
- сумма вознаграждения может быть учтена в составе расходов будущих периодов на счете 97 (например, вознаграждение за подготовительные работы) или может выплачиваться за счет резервов предстоящих расходов в том случае, если организация формирует соответствующий резерв, например резерв на гарантийный ремонт (счет 96).

Налогообложение выплат

Налог на доходы физических лиц

Вознаграждение по гражданско-правовым договорам является согласно п.п. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ объектом обложения налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). При выплате таких доходов организация является налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет этот налог.

Организация не обязана удерживать НДФЛ с доходов по гражданско-правовым договорам в следующих случаях:

- договор заключен с индивидуальным предпринимателем (п.п. 1 п. 1 ст. 227 НК РФ);
- договор заключен с частным нотариусом (п.п. 2 п. 1 ст. 227 НК РФ);
- при выплате физическому лицу дохода от продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности (п.п. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Эти лица самостоятельно исчисляют НДФЛ (п. 2 ст. 227 и п. 2 ст. 228 НК РФ), сами подают по окончании года налоговую декларацию в налоговый орган по месту своего учета и получают имущественные и профессиональные вычеты.

При выплате доходов по гражданско-правовым договорам физическим лицам во всех остальных случаях организация должна исчислить с дохода НДФЛ по ставке 13% для резидентов Российской Федерации и 30% - для нерезидентов Российской Федерации (ст. 224 НК РФ). В соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ удержание начисленной суммы налога организация производит непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Если же сумму налога удержать невозможно, например при выплате дохода в натуральной форме, необходимо в течение одного месяца письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета.

В соответствии со ст. 218 НК РФ налогоплательщики имеют право на стандартные вычеты. С 1 января 2003 г. такие вычеты могут быть предоставлены как работодателем по месту основной работы, так и любым другим налоговым агентом, который выплачивает физическому лицу доход. Иными словами, любой гражданин, в том числе выполняющий работу по гражданско-правовому договору, вправе подать любому налоговому агенту письменное заявление, представив при этом все необходимые документы, для получения стандартного вычета (п. 3 ст. 218 НК РФ).

Однако следует иметь в виду, что вычеты предоставляются только по доходам, которые облагаются налогом по ставке 13% (п. 3 ст. 210 НК РФ), т.е. нерезиденты Российской Федерации не имеют права на получение каких-либо вычетов по НДФЛ.

Профессиональные налоговые вычеты - это сумма всех документально подтвержденных затрат, связанных с выполнением работ по гражданско-правовому договору (например, стоимость израсходованных материалов), которые исключаются из налоговой базы по НДФЛ при расчете налога. Эти вычеты также предоставляются только по доходам, в отношении которых установлена налоговая ставка в размере 13%.

Порядок предоставления вычетов зависит от того, кому и за какие виды работ (услуг) выплачивается вознаграждение по гражданско-правовому договору.

Индивидуальные предприниматели, выполняющие работы по гражданско-правовым договорам, получают вычет в налоговых органах по окончании налогового периода путем подачи письменного заявления одновременно с подачей налоговой декларации (п. 1 ст. 221 НК РФ).

Физические лица (не являющиеся индивидуальными предпринимателями), которые получают доходы от выполнения работ (оказания услуг) по договорам гражданско-правового характера, реализуют право на получение профессионального вычета у налогового агента путем подачи ему письменного заявления с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы (п. 2 ст. 221 НК РФ).

Пример 1.

Для ремонта офиса ЗАО "Прогресс" привлекло гражданина Семенова А.А., не являющегося индивидуальным предпринимателем. За выполненные работы ему положено вознаграждение по договору подряда в сумме 35 000 руб. При выполнении работ Семенов А.А. приобрел материалы для ремонта на сумму 15 000 руб. Семенов А.А. подал письменное заявление о предоставлении ему профессиональных вычетов с приложением подтверждающих документов.

Поскольку Семенов А.А. является резидентом Российской Федерации и не является индивидуальным предпринимателем, организация обязана удержать с его доходов НДФЛ по ставке 13%. При этом Семенов А.А. имеет право на основании заявления и приложенных документов получить у налогового агента профессиональный вычет по НДФЛ в сумме 15 000 руб.
Следовательно, доход Семенова А.А., облагаемый НДФЛ, составит 20 000 руб. (35 000 - 15 000).
Сумма НДФЛ, которая подлежит удержанию при выплате дохода, составит 2600 руб. (20 000 руб. х 13%).

Физические лица (неиндивидуальные предприниматели), получающие вознаграждения по авторскому договору за создание, исполнение или использование произведений науки, литературы и искусства, также получают профессиональный вычет по НДФЛ у налогового агента в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (п. 3 ст. 221 НК РФ). Если они не могут документально подтвердить свои расходы, то имеют право на профессиональный вычет в размере, указанном в таблице, приведенной в п. 3 ст. 221 НК РФ.

На каждого гражданина, которому организация в течение года выплачивала вознаграждение по гражданско-правовому договору (кроме индивидуальных предпринимателей), организация не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным годом, должна представить сведения в налоговый орган по форме N 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Пример 2.

Издательство заключило с автором (физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем) авторский договор на публикацию его статьи в журнале. Авторское вознаграждение по условиям договора составляет 5000 руб. Автор подал заявление на получение стандартных вычетов на себя и ребенка и профессиональных вычетов. При этом свои расходы автор документально не подтвердил.

Отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений литературы (авторское право), регулируются Законом Российской Федерации от 9.07.93 г. N 5351-1 (с изменениями и дополнениями от 19.07.95 г., 20.07.04 г.) "Об авторском праве и смежных правах". Для целей бухгалтерского учета расходы по выплате авторского вознаграждения являются для издательства расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость проданной продукции (пп. 5, 9 ПБУ 10/99).

Дата фактического получения дохода в виде авторского вознаграждения определяется как день выплаты вознаграждения (п.п. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ):

Дебет 20, Кредит 76 - 5000 руб. - начислено вознаграждение по авторскому договору (акт приемки-передачи статьи).

При фактической выплате дохода организация обязана начислить и удержать сумму НДФЛ. При этом работник имеет право на получение стандартного вычета на основании его заявления и документов (п. 3 ст. 218 НК РФ) на него (400 руб.) и на его ребенка (600 руб.).

Кроме того, на основании заявления работника издательство должно предоставить ему профессиональный вычет в соответствии с п. 3 ст. 221 НК РФ. Так как документально подтвержденных расходов у работника нет, профессиональный вычет производится в соответствии с таблицей, приведенной в ст. 221 НК РФ, и в рассматриваемом случае он составит 20% дохода, т.е. 1000 руб. (5000 руб. х 20%).

Налоговая база по НДФЛ составит:

5000 - 400 - 600 - 1000 = 3000 руб.
Следовательно, НДФЛ будет равен 390 руб. (3000 руб. х 13%).

При выплате дохода в бухгалтерском учете издательства будут сделаны записи:

Дебет 76, Кредит 68 - 390 руб. - начислен НДФЛ с вознаграждения;
Дебет 68, Кредит 51 - 390 руб. - перечислен в бюджет НДФЛ;
Дебет 76, Кредит 50 - 4610 руб. - выплачен доход по авторскому договору.

Единый социальный налог

Согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом обложения единым социальным налогом (ЕСН) признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам.

Следует иметь в виду, что организация не начисляет ЕСН с выплат по гражданско-правовым договорам в следующих случаях:

- вознаграждение выплачивается индивидуальному предпринимателю (п. 1 ст. 236 НК РФ);
- начисленное вознаграждение не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации, например вознаграждение за услуги по организации - отдыха работников (п. 3 ст. 236 НК РФ);
- выплаты производятся по гражданско-правовым договорам, предметом которых является переход права собственности или иных вещных - прав на имущество (имущественные права), а также по договорам, связанным с передачей в пользование имущества или имущественных прав (п. 1 ст. 236 НК РФ).

Следовательно, не облагаются ЕСН выплаты, производимые физическим лицам по таким договорам, как договор аренды имущества, договор купли-продажи имущества, договор ренты и т.д.

Таким образом, с выплат, начисляемых в пользу физических лиц (непредпринимателей) по гражданско-правовым договорам, по которым работник должен выполнить для организации работы или оказать услуги, а также по авторским договорам организация должна начислить ЕСН, если эти выплаты учитываются как расходы при налогообложении прибыли.

Следует обратить внимание на то, что в соответствии с п. 3 ст. 238 НК РФ с любых выплат физическим лицам по гражданско-правовым договорам организация не должна производить отчисления в ФСС России. Следовательно, с выплат по договорам гражданско-правового характера ЕСН рассчитывают по ставке 22,8%, в том числе:

- 20% - в федеральный бюджет и ПФР;
- 0,8% - в ФФОМС;
- 2,0% - в территориальный фонд обязательного медицинского страхования.

При расчете ЕСН с выплат по авторским договорам согласно п. 5 ст. 237 НК РФ сумма вознаграждения для расчета ЕСН с авторского вознаграждения определяется с учетом расходов, указанных в п. 3 ст. 221 НК РФ, т.е. при расчете ЕСН с авторского договора можно уменьшить размер вознаграждения на профессиональные налоговые вычеты, установленные для расчета НДФЛ. Эти вычеты должны быть подтверждены документально или определены на основании таблицы, приведенной в п. 3 ст. 221 НК РФ.

В целях исчисления ЕСН датой осуществления выплат и иных вознаграждений согласно ст. 242 НК РФ признается день начисления выплат.

Обязательное пенсионное страхование

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование исчисляются и уплачиваются на основании Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ (с изм. и доп. на 28.12.2004) "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации". В п. 2 ст. 10 этого Закона указано, что объектом обложения и базой для начисления страховых взносов являются объект и налоговая база по ЕСН.

Следовательно, взносы в ПФР начисляются только на те выплаты по гражданско-правовым договорам, которые в соответствии с НК РФ облагаются ЕСН. При этом сумму ЕСН согласно п. 2 ст. 243 НК РФ можно уменьшить на сумму начисленных взносов в ПФР.

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

В соответствии с п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 г. N 125-ФЗ (с изм. и доп. на 02.12.2004) "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" физические лица, выполняющие работу по гражданско-правовому договору, подлежат данному виду страхования, если согласно такому договору страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы. Если же условия гражданско-правового договора с физическим лицом не предусматривают страхование работника, получающего вознаграждение, то взносы на страхование от несчастных случаев начислять на такую выплату не нужно.

Налог на прибыль организаций

Суммы, выплаченные по гражданско-правовому договору, уменьшают налогооблагаемый доход организации, если выполнены требования ст. 252 НК РФ, т.е. указанные расходы экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода. При этом указанные затраты могут учитываться в зависимости от того, кем и какие работы были выполнены (оказаны услуги), например:

расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации (кроме индивидуальных предпринимателей), за выполнение ими работ по гражданско-правовым договорам учитываются как расходы по оплате труда (п. 21 ст. 255 НК РФ);
расходы по договорам гражданско-правового характера, заключенным с индивидуальными предпринимателями, не состоящими в штате организации, в соответствии с пп. 41 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся к прочим расходам.

Компенсация расходов на командировки

В командировку можно направить только физическое лицо, которое является штатным работником организации, так как согласно ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации и Инструкции Минфина СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 командировкой признается служебная поездка работника по распоряжению работодателя.

Физическое лицо, которое выполняет работы по гражданско-правовому договору (например, договору подряда или возмездного оказания услуг), не признается работником организации, и правила Трудового кодекса Российской Федерации на него не распространяются. Следовательно, его поездку в другой город для выполнения работ нельзя признать командировкой.

Однако в соответствии со ст. ст. 709 и 783 ГК РФ цена договора подряда и договора возмездного оказания услуг может включать в себя как сумму вознаграждения по договору, так и компенсацию понесенных издержек. Поэтому, чтобы возместить физическому лицу его издержки, в условия договора следует включить пункт о компенсации физическому лицу понесенных им расходов, в частности расходов по проезду и проживанию в другом городе. Тогда компенсация издержек будет включена в цену договора (ст. 709 ГК РФ) и уменьшит налогооблагаемый доход организации (п. 21 ст. 255 или п. 49 ст. 264 НК РФ).

Следует иметь в виду, что согласно ст. 252 НК РФ для признания понесенных издержек расходом они должны быть обоснованы, документально подтверждены и направлены, как и сами выполненные работы по гражданско-правовому договору, на получение дохода.

Суммы выплаченной компенсации по гражданско-правовому договору не облагаются НДФЛ. Согласно п. 2 ст. 221 НК РФ физическое лицо, получившее доход по гражданско-правовому договору, имеет право на профессиональный вычет по НДФЛ в сумме понесенных расходов. Как уже указывалось, право на профессиональный вычет физическое лицо, не являющееся предпринимателем, может получить у любого налогового агента, представив ему заявление и документы о понесенных расходах.

В соответствии со ст. 236 НК РФ объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по гражданско-правовым договорам. Компенсация понесенных издержек включается в цену договора (ст. 709 ГК РФ). Следовательно, все суммы, выплаченные по гражданско-правовому договору, облагаются ЕСН.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат обложению ЕСН все виды установленных законодательством Российской Федерации выплат, в том числе компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей, в частности командировочные расходы.

Согласно ст. 11 Трудового кодекса Российской Федерации нормы трудового права распространяются на работников, заключивших трудовой договор с работодателем. Однако по гражданско-правовому договору на физическое лицо не распространяются нормы Трудового кодекса Российской Федерации, с ним не заключается трудовой договор, следовательно, оно не исполняет трудовые обязанности. Поэтому признать, что затраты на поездку в другой город связаны с исполнением трудовых обязанностей такого физического лица, нельзя, так же как нельзя признать поездку такого работника командировкой.

Компенсация понесенных издержек по гражданско-правовому договору не относится и к другим установленным законодательством компенсационным выплатам, перечисленным в ст. 238 НК РФ. Следовательно, возмещение понесенных издержек по гражданско-правовому договору нельзя признать компенсационными выплатами и на этом основании не облагать ЕСН по ст. 238 НК РФ.

Кроме того, НК РФ не предусматривает и возможность вычета из налоговой базы по ЕСН в сумме расходов, связанных с выполнением работ и оказанием услуг по гражданско-правовым договорам. Такие вычеты предусмотрены только для авторских договоров (п. 5 ст. 237 НК РФ).

Таким образом, если организация оплатила расходы, связанные с поездкой физического лица, работающего по договору гражданско-правового характера, в другой город, то сумма таких расходов включается в цену гражданско-правового договора и облагается ЕСН, поскольку является выплатой, начисленной по указанному договору (Письмо Управления МНС России по г. Москве от 14.05.2004 N 28-11/32491).

Однако в Письме Минфина России от 20.01.2003 N 04-04-04/4 указано, что ЕСН облагаются суммы, выплачиваемые непосредственно за выполнение работ и оказание услуг. А к ним не относятся разного рода выплаты, носящие характер компенсаций. В частности, не является вознаграждением оплата проезда и проживания в другом городе исполнителя работ или услуг по договору подряда. Но организация должна иметь в виду, что, если она будет придерживаться такой точки зрения, учитывая позицию налоговых органов по данному вопросу, возможно, ей придется отстаивать свою позицию в суде.